Penyimpanan Dokumen Di Kelurahan Perlu Dibenahi

Saat ini saya sedang mengerjakan tracking usulan Musrenbangkel dan realisasi atas usulan itu berdasarkan laporan pelaksanaan Dana Pembangunan Kelurahan (DPK). Proses yang sudah berjalan memasuki tahun ke 12 di Kota Solo memang selayaknya cukup mapan. Dalam penugasan yang dimandatkan Yayasan Solo Kota Kita, tracking dilakukan untuk perencanaan Tahun 2008 hingga 2010. Sementara realisasi DPK tentu pada Tahun anggaran 2009 - 2011.

Tracking ini ditujukan untuk melihat sejauh mana usulan yang dibahas di Forum Musyawarah tertinggi ditingkat kelurahan diimplementasikan pada tahun berikutnya. Tracking ini juga untuk menguji sejauh mana kelurahan menyimpan dokumen perencanaan mereka. Sebab, dokumentasi di Indonesia merupakan salah satu dokumentasi yang tidak cukup baik. Sebenarnya penyimpanan tidak banyak membutuhkan tempat, biaya, tenaga atau waktu tersendiri.

Adapun kelurahan yang coba di tracking yaitu seluruh kelurahan atau sejumlah 51 dari 5 kecamatan. Ternyata, sistem penyimpanan dokumen di kelurahan harus banyak dibenahi. Faktanya dari data yang diminta sebanyak 6 bendel dokumen tidak banyak yang tersedia. Keenam dokumen itu adalah 3 bendel dokumen Musrenbangkel Tahun 2008, 2009 dan 2010 sementara sisanya adalah dokumen pelaksanaan DPK kurun 3 tahun.

Web yang dikelola secara profesional dan bisa dimanfaatkan oleh kelurahan (source www.laweyan.com)

 Kelurahan-kelurahan di Kecamatan Laweyan dan Serengan tidak cukup bagus dokumentasinya. Di Laweyan hanya Pajang yang mampu menyediakan seluruh data yang kami minta. Adapun Sondakan, Bumi, Laweyan dan Kerten ada beberapa data yang kurang. Untuk Panularan, Jajar, Karangasem dan Sriwedari tak menyerahkan data. Di Sriwedari, berdasarkan informasi yang kami dapat hanya ada data perencanaan Tahun 2011. Betapa parahnya sistem dokumentasi dikelurahan itu.

Di Serengan, Kratonan dan Tipes data tersedia lengkap sedangkan Serengan dan Kemlayan kurang sedikit data yang diminta. Untuk Joyotakan, Jayengan dan Danukusuman sama sekali tak menyerahkan data. Kecamatan Pasar Kliwon, Sangkrah dan Kedunglumbu memenuhi tugas yang diamanatkan. Hanya Kelurahan Pasar Kliwon yang tak menyerahkan data dibanding lainnya tetap menyerahkan meski tak sesuai amanat kami.

Di Kecamatan Jebres ada 6 kelurahan yang datanya lengkap yakni Jagalan, Sewu, Sudiroprajan, Pucangsawit, Tegalharjo dan Kepatihan Wetan. Tiga kelurahan tak menyerahkan data sama sekali yaitu Jebres, Gandekan serta Purwodiningratan. Di Banjarsari ada Stabelan, Manahan, Nusukan dan Timuran yang komplit. Dan tak ada satupun yang tak menyerahkan data yang dibutuhkan meski masih ada yang tertinggal atau tak ketemu di penyimpanan dokumen kelurahan.

Penting kiranya bagi pemerintah kota untuk melatih perangkat kelurahan dalam penyimpanan data. Bisa juga mereka dilatih membuat web sederhana yang gratisan bisa di blog, wordpress, multiply dan lain sebagainya. Media itu tidak hanya sebagai media menyimpan data namun sebagai ajang transparansi yang dapat diakses masyarakat kapan saja, siapa saja dan dimana saja. Agar ketika ada penelitian atau kebutuhan apapun maka semua orang bisa mengaksesnya.